تحليل نظام الاتصالات الادارية بإدارتي

نظام الاتصالات الادارية بإدارتي

المقدمة:
النظام المطلوب لتسجيل المعاملات الواردة و المعاملات الصادرة و معاملات المشاريع .
ويعتمد هذا النظام على استخدام قواعد البيانات العلائقية لتسهيل تخزين المعلومات واسترجاعها و فرض الامان على عملية الوصول للمعلومات وسهولة عمل التقارير السنوية لجميع المعاملات .
المعلومات التي تحتاجها خلال عملية

يجب ان يتم تخزين البيانات التالية :
المعاملات الواردة :

رقم الوارد – تاريخ الوارد - رقم المعاملة – تاريخ المعاملة – المرفقات – الموضوع – الجهة المرسلة"اختيار من قائمة منسدلة" - الاحالة"اختيار من قائمة منسدلة باسماء العاملون المختصون" - التوجيه"اختيار من قائمة منسدلة" - ملف الحفظ"اختيار من قائمة منسدلة" - نوع المعاملة"اختيار من قائمة منسدلة" - تصنيف المعاملة"اختيار من قائمة منسدلة".

المعاملات الصادرة :

رقم الصادر – تاريخ الصادر - المرفقات – الموضوع – الجهة المستلمة"اختيار من قائمة منسدلة" - العامل المختص"اختيار من قائمة منسدلة" - ملف الحفظ"اختيار من قائمة منسدلة" - نوع المعاملة"اختيار من قائمة منسدلة" - تصنيف المعاملة"اختيار من قائمة منسدلة".
رقم الوارد – تاريخ الوارد
الهدف من تسجيل رقم الوارد وتاريخ الوارد في جدول المعاملات الصادرة لتسجيل رقم وتاريخ المعاملة الواردة وكانت المعاملة الصادرة المسجلة عبارة عن إقادة على معاملة واردة

معاملات المشاريع :

رقم المشروع – جهة المشروع"اختيار من قائمة منسدلة" – الموضوع – التوصيات الفنية"اختيار من قائمة منسدلة" - المقاول - التسعيرة - العامل المختص"اختيار من قائمة منسدلة" - نوع المعاملة"اختيار من قائمة منسدلة" - تصنيف المعاملة"اختيار من قائمة منسدلة".

التحليل:

انشاء جدول خاص ببيانات المعاملات الواردة

انشاء جدول خاص ببيانات المعاملات الصادرة

انشاء جدول خاص ببيانات معاملات المشاريع

انشاء جدول خاص بالجهات المرسلة والجهات المستلمة معاً : بحيث يتم حفظ اسماء الجهات التي تتعامل معها ادارتي في استلام معاملات منها او ارسال معاملات إليها ، ويتم ربطه مع حقل الجهة المرسلة بجدول معاملات الوارد بعلاقة من نوع one to many وكذلك يتم ربطه مع حقل الجهة المستلمة بجدول معاملات الصادر بعلاقة من نوع one to many.

انشاء جدول خاص بالاحالة والعامل المختص معاً : بحيث يتم حفظ اسماء العاملون بادارتي ، ويتم ربطه مع مع حقل الإحالة بجدول معاملات الوارد بعلاقة من نوع one to many وكذلك يتم ربطه مع حقل العامل المختص بجدول معاملات الصادر بعلاقة من نوع one to many ، وكذلك يتم ربطه مع حقل العامل المختص بجدول معاملات المشاريع بعلاقة من نوع one to many.

انشاء جدول خاص بملفات الحفظ : بحيث يتم حفظ اسماء ملفات الحفظ التي تتعامل معها ادارتي ، ويتم ربطه مع حقل ملف الحفظ بجدول معاملات الوارد بعلاقة من نوع one to many وكذلك يتم ربطه مع حقل ملف الحفظ بجدول معاملات الصادر بعلاقة من نوع one to many.

انشاء جدول خاص بالتوجيه : بحيث يتم حفظ قائمة بالتوجيهات الشائعة للتعامل مع المعاملات الواردة ، ويتم ربطه مع حقل التوجيه بجدول معاملات الوارد بعلاقة من نوع one to many.

انشاء جدول خاص بأنواع المعاملات : بحيث يتم حفظ قائمة بأنواع المعاملات التي تتعامل معها ادارتي في استلام معاملات منها او ارسال معاملات إليها ، ويتم ربطه مع حقل نوع المعاملة بجدول معاملات الوارد بعلاقة من نوع one to many ، وكذلك يتم ربطه مع حقل نوع المعاملة بجدول معاملات الصادر بعلاقة من نوع one to many ، وكذلك يتم ربطه مع حقل نوع المعاملة بجدول معاملات المشاريع بعلاقة من نوع one to many .

انشاء جدول خاص بتصنيف المعاملات : بحيث يتم حفظ قائمة بتصنيف المعاملات التي تتعامل معها ادارتي في استلام معاملات منها او ارسال معاملات إليها ، ويتم ربطه مع حقل تصنيف المعاملة بجدول معاملات الوارد بعلاقة من نوع one to many ، وكذلك يتم ربطه مع حقل تصنيف المعاملة بجدول معاملات الصادر بعلاقة من نوع one to many ، وكذلك يتم ربطه مع حقل تصنيف المعاملة بجدول معاملات المشاريع بعلاقة من نوع one to many .

انشاء جدول خاص بالتوصيات الفنية : بحيث يتم حفظ قائمة بالتوصيات الفنية الشائعة في إدارتي للتعامل مع معاملات المشاريع ، ويتم ربطه مع حقل التوصيات الفنية بجدول معاملات المشاريع بعلاقة من نوع one to many.

المطلوب:


بسم الله الرحمن الرحيم
تحية طيبة للجميع
اساتذتي الفضلاء
انا موظف اتصالات ادارية ومنذ فترة طويله وانا
ان شاء الله اريد تصميم نظام قواعد بيانات للاتصالات الادارية يتناسب مع مجريات عملي واتوقع تحليل النضام كما اوضحته لكم أعلاه : و المطلوب يا اساتذة مساعدتى اذا كانت هناك نقص فى التحليل او اضافة .... ارجو مساعدتى فى ذالك

السلام عليكم ورحمة الله 

 

يمكنك في المرحلة الأولية التركيز على 

- المعاملات الواردة 

- المعاملات الصادرة 

 

وما يخص معاملات المشاريع ... يمكن ربطها كنوع للمعاملة مع المعاملات الصادرة أو المعاملات الواردة بالإضافة الي البيانات الخاصة بالمشاريع

 

من شرحك السابق يمكنك استنتاج وجود الجداول التالية 

* جدول البيانات الأساسية للموظفين ( ومنها بيانات رقم الموظف والإدارة التي يعمل بها الموظف - ... ) 

* جداول الرموز العامة وتشمل ( رموز الإدارات - رموز الجهات - رموز نوع المستند المرفق ( خطاب - تعميم - ظرف - ... ) - نوع المعامله - تصنيف المعاملة - وغيرها من الرموز المطلوبه بالنظام )

 

* جداول إجراءات النظام  وتشمل 

- جدول المعاملات الصادرة

- جدول توزيع صور المعاملات الصادرة إلى أكثر من إدارة ( التوجيه) .

- جدول المرفقات المرتبطه  بمعاملة صادرة (ملفات الحفظ ) .

 

-  جدول المعاملات الواردة .

-  جدول المرفقات المرتبط بمعامله واردة ( ملفات الحفظ ) .

 

يمكنك اضافة جدول جديد 

- جدول تسديد المعاملات الصادرة لأرقام معاملات واردة سابقا ( ربط المعاملات الصادرة بمعاملات واردة ) 

 

يمكنك تصنيف المعاملات 

- صادر أو وارد خارجي ( يتم التعامل فيه مع جهات من خارج المؤسسة أو المنشأة ) 

- صادر أو وارد داخلي  ( يتم التعامل فيه مع الإدارات داخل المؤسسة أو الشركة ) 

 

يمكنك إضافة إمكانية ارشفة مستندات المعاملة .

------------------------------------------------------------------------------------

يمكنك الإطلاع على مشاركة سابقة لي بالمنتدى 

 

نظام اتصالات إدارية

http://www.araboug.org/ib/index.php?showtopic=23725