السلام عليكم ورحمة الله

أرجو المساعدة في تحليل مشروع الصادر والوارد

وصيغة المشروع كالتالي :-

الصادر


رقم الصادر - المشفوعات - الجهه المرسل إليها - التاريخ - الموضوع - المستلم - تاريخ الإستلام




رقم الصادر = ( رقم تلقائي ويبدأ من "1000 ص " )






الوارد


رقم المعاملة - رقم الوارد -المشفوعات - الجهه المرسل إليها - التاريخ - الموضوع - المستلم - تاريخ الإستلام



رقم الوارد = ( رقم تلقائي ويبدأ من "1000 و " )


...............................................






وشكراً

وعليكم السلام ورحمة الله

من المهام الرئيسة لنظام الاتصالات الادارية(الوارد والصادر)

- تسجيل ومتابعة المعاملات الوارده ( وارد داخلى - وارد خارجي )
- احالة المعاملات الى الادارات والاقسام الاخرى
- احالة المعاملات الى الموظفين
- تسجيل ومتابعة المعاملات الصادرة ( صادر داخلى - صادر خارجى )
- تسديد المعاملات الواردة باعداد معاملات صادرة .
- توزيع صور المعاملات على الادارات المختصة .

- ارشفة المعاملات باستخدام الماسح الضوئي .

- متابعة المعاملات لاتخاذ الاجراءات المختلفة عليها حتى يتم اجراء الحفظ .

- الاستعلامات بالطرق المختلفة والمتنوعه عن المعاملات الواردة أو الصادرة ( بالموضوع - برقم القيد - تاريخه - الجهات أو الادارات - التسديد للمعاملة ..... ) .

- استخدام الباركود فى التعامل مع المعاملات .
-----------------------
نظام الاتصالات الادارية يشمل العديد من المفاهيم طبقا ونشاط كل مؤسسة أو شركة أو جهة حكومية .. مثال على وزارة حكومية :
- يوجد ادارة للتعامل مع الجهات الخارجية اى انها تستقبل المعاملات الواردة من خارج الوزارة مثلا ..
ثم تقوم بارسال وتوزيع المعاملات على الادارات المختصة
- كل ادارة يكون لها قسم للاتصالات الادارية يستقبل المعاملات الواردة من ادارة الوارد العام (وارد خارجي ) أو من أي ادارة اخرى داخل الوزارة ( وارد داخلي )
- يتم عمل احالة للمعاملة الواردة الى الموظف المختص داخل قسم معين بالادارة ...
- يجب ان يتم تسديد المعاملة المستلمة بمعرفة الموظف ( حفظ - او اتخاذ اجراء معين - رد - ... )

نفس الاجراءات تتم بفكرة الصادر
يوجد صادر داخلى على مستوى كل ادارة ...
يوجد صادر خارجي على مستوى الوزارة للتعامل مع الجهات الخارجية او المؤسسات أو ...

يوجد ربط بين الصادر والوارد ... ( مثل الرد على المعاملة الواردة رقم .... بتاريخ .... باجراء تصدير خطاب الرد برقم صادر .. وتاريخ ... )

- يوجد توزيع لصور المعاملات ..
------------------------------
اليك هذا الرابط
إضغط هنا : المساعدة فى نظام اتصالات إدارية

-----------------------

فيما يتعلق بما تم عرضه فى موضوعك
اعتقد ان التصميم يشمل جدول الوارد
وجدول اخر للصادر

وهذا شكل مبسط جدا ... ولكن اين التحليل ومعرفة اهداف النظام والاجراءات المتبعة فى النظام ..والتى يمكن معرفتها من خلال دراسة الدورة المستندية داخل النظام .

يجب تحديد الانشطة والمهام المطلوبه ... قبل البدء فى اعداد جداول النظام
مثلما ذكر فى بداية الموضوع .
ملاحظات على التصميم المقترح منك :

- هل لا يوجد ربط بين جدول الصادر وجدول الوارد ... من المفترض ان يكون هناك ربط فى حالة ان المعاملة الصادرة هى رد على رقم معاملة واردة من قبل .

- رقم الصادر تلقائي ...ولكن السؤال هل رقم الصادر سيكون رقم متسلسل متزايد بدون نهاية ... او انه يتم بدء المسلسل لرقم الصادر مع بداية كل عام جديد .
وايضا رقم الوارد ... هل من المتطلبات ان يكون مسلسل سنوى يتم تغييره مع بداية كل سنة جديده
اذا كان الرقم يبدء من جديد مع بداية كل عام ....فيجب ان يكون من ضمن بيانات الجدول عمود او حقل للعام الميلادي او العام الهجري

- ما أهمية تثبيت حرف ال "ص" مع رقم الصادر فى جدول الصادر ؟
او حرف ال "و" مع رقم الوارد فى جدول الوارد ؟
اعتقد انه لاداعى لهذه الحروف حيث ان بيانات الوارد تسجل فى جدول الوارد وايضا بيانات المعاملات الصادرة تسجل فى جدول الصادر

النظام سيتطلب انشاء جداول للرموز والأكواد مثل
- رموز الجهات والاقسام .
- رموز انواع المعاملات ( قرار - تعميم - خطاب - ... )
- رموز انواع المشفوعات ( ظرف - صندوق - ورق - ملف - ... )
- رموز حالة المعاملة او الاجراء المتخذ على المعاملة ( مستلمة - محفوظة - مؤجلة - ... )
- ...
سيتطلب وجود جدول البيانات الاساسية للموظفين ( مستلمى المعاملات )

يجب تحديد متطلبات العمل بالمشروع ... ومجال العمل
مع اعداد رسومات ال Context Diagram - Entity Relationship Diagram ERD
ثم يتم بعد ذلك تصميم الجداول للنظام

مع التحية

مرفق ملف به شرح مبسط عن شاشة الصادر وشاشة الوارد ... ووصف لمحتويات الشاشة من البيانات

readme.doc

أخي Amgad

لك بالغ شكري

عجبني ما ارفقته وخصوصا " صور الخطاب "

اذا ممكن اخوي أبغى entity relationship diagram

لها البرنامج والجداول والاكواد

وشرح عن ميزة صور الخطاب وكيفية عملها


أو التحليل بناءا على ما ارفقت

شكرا

السلام عليكم ورحمة الله

الأخ / Alharthi

من خلال مشاركتى السابقة ... يمكنك تحديد الاتي : ( من خلال دراستك الأكاديمية ) :
- المهام المطلوبه فى النظام system requirements
- تحديد الكينونات او ال Entities المستخدمة فى النظام .
- تحديد القواعد والشروط Business rules

ثم بعد ذلك يمكن المساعدة فى اعداد رسمة ال Entity Relationship Diagram
ثم انشاء الجداول والعلاقات بينها فى script file

مهمتنا هنا المساعدة فى فهم وتوضيح افكار المشروع ...

شكرا لك