تحليل نظام توزيع مهام, توزيع المهام بين الموظفين في شركة

اخواني الاعزاء ارجو مساعدتي في تحليل نظام ادارة مهام


- توزيع المعاملات اليوميه على الموظفين حسب المهام الوظيفيه لكل منهم .
- متابعة اداء الموظفين وتوقيت الانتهاء من المعاملات .
- متابعة المعاملات المتأخرة واسباب التاخير .
- اضهار رسائل تنبيه بان المهمه انجزت
- اضهار رسالة للموظف بان لديه عمل او وظيفه قد كلف بها

اخواني الاعزاء ارجو مساعدتي في تحليل هذا النظام فانا بحاجه ماسه الى المساعدة في تحليل النظام

اخواني ارجو مساعدتي في تحليل النظام الرجاء الرجاء

السلام عليكم ورحمة الله

للبدء فى تحليل هذا الموضوع لابد من معرفة الفكرة العامة لتوزيع المهام ومتابعتها ...اليك هذه المقالة من منتدى عالم التقنية للكاتب / أحمد النيب


في ظل التوسع السريع والمضطرد في قطاعات الأعمال والتجارة أصبح الإهتمام بجوانب جودة وكفاءة الخدمة المقدمة من قبل المؤسسات أمراً محورياً لضمان الإحتفاظ بعملائها الحاليين و كذلك عدم التفريط بالعملاء المتوقعين ،إلا أن الآلية التقليدية المتبعة في هذه المؤسسات لتسيير أعمالها سواء الداخلية أو التي تتواصل مع العملاء مباشرة عانت دائماً من قصور حتى أنها أعتبرت
دائما كحلقة الضعف في سلسلة الإجرائات الإدارية المتبعة في هذه المؤسسات .

وكنتيجة لما سبق فقد ظهرت تقنية جديدة تغلبت على معظم المشاكل التي تواجه المؤسسات في تسيير أعمالها وهو ما سنتكلم عنه إن شاء الله في هذه التدوينة المكونة من خمس أجزاء ، نفصل من خلال هذه الأجزاء كافة الجوانب التعريفية لكافة تفاصيل هذه التقنية والتي تبنتها مؤسسات عالمية وعربية مرموقة ..

ما هو ال ( Workflow ) ؟

- لا يوجد مصطلح علمي ” عربي “معتمد يصف هذا المصطلح الاجنبي إلا أنه جرت العادة على تقسيم هذا المصطلح إلى جزئين وترجمة كل جزء على حدة للوصول إلى معنى يعبر بشكل كافي عن المعنى المقصود به من المطلح الاجنبي حيث يترجم الجزء الأول

- ( Work ) بـ “عمل” أما الجزء الثاني ( flow ) فيترجم بـ “تدفق” لنحصل على ترجمة مقبولة للمصطلح الأصلي وهي ” تدفق العمل ” ، وتجدر الإشارة إلى أنه سيتم إستخدام هذه الترجمة في هذا التقرير .

- يمكن تعريف تدفق العمل ببساطة على أنه حركة الوثائق أو المستندات أو الإستمارات والمهام المتعلقة بها لأداء معاملة عمل معينة .

- يتم تنفيذ هذه الخطوات وفق ترتيب معين ووفق مجموعة من النظم والشروط للحصول على نتيجة .

ما هو ال ( Workflow Management System ) ؟

بحسب الطريقة السابقة تم ترجمة هذا المصطلح الاجنبي إلى ” نظم إدارة تدفق العمل ” . و هي عبارة عن حزمة من البرامج والتطبيقات والتي تستخدم لدعم وإدارة وإجراء
” تدفق عمل ” .

إن العديد من هذه الأنظمة توفر إمكانية القيام بعملية تقييس وتحليل لعملية , ” تدفق عمل ” معينة للحرص على معرفة نقاط الضعف أو المشاكل اللتي تواجه هذا الإجراء وبالتالي التغلب عليها لضمان سير عملية أو إجراء ” تدفق العمل ” على أفضل وجه ممكن .

معظم هذه الأنظمة تتكامل مع أنظمة أخرى كأنظمة قواعد البيانات ، البريد الإلكتروني … إلخ ، هذا التكامل يوفر بنية و أساس قوي لتوثيق جميع الإجراءات أو عمليات
” تدفق العمل ” ، بالإضافة إلى توفير إمكانية إستفادة ( تكامل ) أنظمة أخرى مع النظام الحالي .

مميزات نظم إدارة تدفق العمل :

- أدوات للتعريف بالمعاملات :

أداة إما رسومية أو نصية للتعريف بمعاملة معينة ( جديدة ) .
أي حدث أو أجراء ضمن معاملة يجب أن ينتمي إلى موظف ضمن حدود متطلبات المعاملة أو بجهاز يؤدي وظيفة معينة خاصة بالمعاملة .

- المحاكاة والنمذجة :

بعض أنظمة إدارة تدفق العمل توفر إمكانية لمحاكاة ونمذجة ( عمل نماذج من الأجهزة والإجرائات والشروط والموظفين ) لبيئة العمل الخاصة بمعاملة معينة ، لفحص وإختبار جودة الأداء في حدود بسيطة قبل طرحه للإستخدام .

- إنشاء معاملة جديدة والتحكم بها :

طلب معاملة جديدة ( من قبل العميل ) وتسييرها وفقاً للإجرائات والخطوات المترافقة مع هذه المعاملة ” تدفق العمل “.

- آليه لإتخاذ القرار :

توجد شروط أو قوانين خاصة بكل عملية أو إجراء أو خطوة تقوم بها هذه العملة توضح كيفية الربط بين هذه الخطوات وربط المتطلبات الخاصة بها وإتخاذ القرارات وفقاً لهذه الشروط .

- توجيه الوثائق :

تمكن هذه الميزة من إضافة التعليقات والتعليمات من أي من المستخدمين أو الأجهزة الخاصة بنظام تدفق العمل واللتي تدلل على شيء معين ، هذه الخدمة لا تؤثر إطلاقاً على المستند الأصلي .

- الأدوات المضمنة :

مجموعة من البرامج والأدوات الإضافية اللتي قد تكون هناك حاجة لإستخدامها في تنفيذ خطوة معينة تتعلق بهذه المعاملة مثل معالج الكلمات أو معالج الصور أو غيره من الادوات الإعتيادية ( التقليدية ) .

- توفير قوائم بالأعمال والمهام :

ضمن حدود نظام إدارة تدفق العمل يوجد مجموعة من الأشخاص والأجهزة التي تقوم بإتمام خطوة ضمن الخطوات المخصصة لإنهاء معاملة معينة كل جزء من هذه المنظومة قد يصل له أكثر من مهمة لأدائها في نفس الوقت ، هذه الأداة تقوم بترتيب هذه المهام وفق أهميتها ونوعها .

- تنفيذ الإجرائات المتعلقة بمعاملة معينة أتوماتيكياً :

يمكن تنفيذ مجموعة من الإجرائات المتعلقة بمعاملة معينة أتوماتيكياً ، ككتابة رسالة مثلاً أو إرسال طلب إلى طرف أخر في المنظومة لإنهاء إجراء معين .

- منبه للأحداث المتعلقة بمعاملة معينة :

قد تتطلب بعض الإجرائات تفاعل معين من قبل صاحب المعاملة مثلاً التوقيع على مستند معين أو دفع رسوم معينة أو إعلامه بإنتهاء المعامله كل هذه الإجرائات واخرى متعلقة تنفذ من قبل هذه الاداة .

- موزع للرسائل والبريد :

أداة توفر خدمة لإرسال وإستقبال الرسائل والبريد ضمن حدود المنظومة ” نظام إدارة تدفق العمل ” .

- مراقب الإجرائات المتعلقة بمعاملة معينة :

يمكن النظام من متابعة الإجرائات والمواعيد الخاصة بكل معاملة خطوة بخطوة أولاً بأول .

- الوصول إلى معلومات من خلال الإنترنت :

بعض أنظمة إدارة تدفق العمل توفر إمكانية الوصول ومتابعة المعاملات من خلال الإنترنت ، بالإضافة إلى توفير إمكانية أداء أو الإطلاع على معلومات وشروط وأخداث متعلقة بمعاملة معينة دون الحاجة إلى الحضور الشخصي إلى المؤسسة.

- الإدارة والأمان :

توفير نظام متكامل لإدارة المنظومة ” نظام إدارة تدفق العمل ” من خلال التحكم وتوزيع الصلاحيات الأمنية والتنفيذيه والتحكم بعملية النسخ الإحتياطي والإستعادة والعمليات الأمنية ومراقبة النظام وكل ما يخص الإدارة والأمان .

أنتهى الجزء الأول

----------------------

مكونات تدفق العمل :

يمكن وصف تدفق العمل دائماً بإستخدام تقنيات تخطيط التدفق ( رسمية أم غير رسمية ) ، توضح إتجاه تدفق البيانات من خلال خطوات المعاملة " العملية " ، مكونات تدفق العمل يمكن أن صنف ضمن إحدى هذه الفئات الثلاث :

* وصف للمدخلات : بيانات ، مستندات ، وثائق أو أي مصدر لازم إنهاء هذه الخطوة من المعاملة .
* قواعد للتنقل ، خوارزميات واللتي قد تنفذ بناء على اللوائح و النظم ( بشرية ، إجرائية) أو على شروط وحدود وقواعد حاسوبية أو خليط من النوعين .
* وصف للمخرجات : بيانات أو مستندات أو أي مخرجات من هذه الخطوة وتكون عبارة عن مدخلات لخطوة تالية .

يمكن دمج التصنيفات الثلاث فقط في حالة كانت مخرجات الخطوة السابقة تساوي بالضبط متطلبات ( مدخلات ) الخطوة التالية ، وبالنسبة للخوارزميات فتستخدم غالياً في حال كان لكل عملية أو خطوة تالية أكثر من إحتمال (مسار) وفق شرط معين أو مجموعة من الشروط .
----------------
الترجمه الصحيحه لـ Workflow هي “سير العمل” العمل لا يتدفق,
راجع
-------------------
إضغط هنا
--------------------------------------------------
يمكن مراجعة روابط لكيفية اعداد وعمل ال WF من خلال الاوراكل
إضغط هنا : WF/training_lesson_1_Demo

إضغط هنا>> part1

إضغط هنا building-a-simple-workflow >> Part2

اشكر لك سرعة الاجابه وفقك الله لفعل الخير مشكور اخي العزيز

اخي العزيز امجد لو فرضنا ان سير العمل فقط كتوجيه امر من موظف الى اخر

مع العلم ان النظام مبدئيا فقط ا راسال الاوامر من موظف الى اخر او من المدير الى موظف وهكذا مع اعتماد ضهور رسائل التبيه لكل موظف عند حصوله على عمل جديد

بالنسبة للمهام هي غير محدده على سبيل المثال تكليف موظف بمتابعة كتاب في جهة رسميه او دائرة اخرى
او تكليف موظف بتصليح برج الانترنت او تصليح حاسبة المهمه تكتب يدويا من قبل الشخص الذي يريد ارسال مهمة لموظف وهكذا الجدوى من النظام اضهار لكل موظف ماقام به او انجزه على مدى الشهر او سنه ,,,ليتسنى للمدير تعيين الموظف الكفوء والموظف الذي لايقوم بالاعمال وكذلك توفر جو من المنافسه بين الموظفين لاداء المهمات وهكذا ارجو اني قد اوضحت الفكره ولكم مني جزيل الشكر والتقدير وفقكم الله ( المهام الوضيفيه قد تكون غير محدده ) مع الاخذ بنظر الاعبار وجود مهام وظيفيه منوطه باشخاص محددين وهكذا.........,, ارجو مساعدتي في تحليل النظام

ارجو المساعدة

السلام عليكم

- من الممكن ان نعتبر الموضوع له مرحلتين
المرحلة الاولى : هى تحدبد المهام المطلوبه لتحقيق اهداف النظام من مفهوم اجراءات العمل بالنظام
المرحلة الثانية : هى استخدام مفهوم ال work flow فى تتبع حركة المعاملات بين الادارة والموظفين اليا ... بحيث يظهر امام كل موظف المعاملات المطلوب تأديتها اليا او اعتمادها من المدير ... اى الاعتماد والتوجية الالى للمعاملات بين الاشحاص المختلفين حتى تنتهى دورة المستند بالحفظ او بالتنفيذ

نبدأ بالمرحلة الاولى وهى متطلبات العمل بالنظام وانشاء وحدات البيانات والعلاقه بينها
لنفترض ان مهام النظام تتضمن :

- تسجيل بيانات الموظفين او الافراد المشاركين فى تأدية المهام .
- تسجيل بيانات رموز الوظائف المختلفة .
- تسجيل رموز الادارات بالشركة .
- تسجيل المهام الوظيفية لكل موظف .

- تسجيل الاعمال المطلوب تأديتها حسب احتياجات العمل من الادارات الطالبة لتنفيذ المهام
- توزيع وتكلبف الاعمال على الموظفين
- متابعة تنفيذ الاعمال المطلوبه من الموظفين المكلفبن .

الاستعلامات والتقارير مثل :
- الاستعلام عن الاعمال المطلوبه ولم توزع على احد من المختصين .
- الاستعلام عن الاعمال المطلوبه والتى لم يتم الانتهاء منها .
- الاستعلام عن المهام المكلف به موظف خلال فترة تاريخية معينة ومعدل التنفيذ لكل عمل .
- الاستعلام عن الاعمال المنجزة خلال فترة تاريخية على مستوى العاملين ومعدلات الاداء فى التنفيذ .

توجد مشاركة سابقة مشابهه لتوزيع المهام وهى ال help desk ... يمكنك مراجعتها ... ونستكمل بعد ذلك المناقشة


إضغط هنا :System Help Desk


-

الف شكر اخي العزيز

وفقك الله