15- المتابعة والتقويم :

تعتبر المتابعة والتقويم من العمليات الهامة لضمان تنفيذ مشروع تطوير نظم المعلومات بكفاءة تامة ولتوفير العناصر اللازمة نحو تخطيط افضل له . ويمكن القول أن المتابعة والتقويم لا ينفصلان عن بضعهما البعض ، ولكن لهما اوجه مختلفة حيث يكمل أحدهما الأخر ، كما انهما معا يمثلان ركناً هاماً في دورة حياة المشروع . وتهتم كافة المستويات الإدارية بعمليات المتابعة والتقويم خلال دورة حياة مشروع نظم المعلومات بدءاً من مرحلة تعريف المشروع وتخطيطه وتصميمه الى مراحل تنفيذه وتشغيله .

(أ‌) المتابعة :

المتابعة هي مجموعة العمليات المستمرة للتحقق من أن تنفيذ مشروع نظم المعلومات يتم وفق الخطة المعتمدة وبالخطوات المتفق عليها لتحقيق الأهداف المرغوبة ، وان التنفيذ يتم بالكميات والنوعيات والتكلفة المقررة لذلك ، وفي حدود الإطار الزمني المطلوب ، وبالجودة العالية وفقا للمواصفات والتصميمات السابق وضعها . ففي المتابعة يتم مقارنة ما تحقق فعلا بما كان مخططا ، وبالتحديد التحقق مما يلي :

1. أن التنفيذ يتم وفق المعدلات الزمنية السابق جدولتها .

2. أن تكلفة الأعمال في حدود الموازنة المعتمدة لذلك .

3. أن الخطوات التنفيذية تتم في إطار الإرشادات العامة والأصول الفنية .

4. أن الصرف يتم في الأوجه الصحيحة للإنفاق .

5. أن التنفيذ يتم بالجودة العلية المطابقة للمواصفات الفنية .

6. أن التنفيذ يتم بمعدلات الأداء النمطية السابق وضعها .

7. أن التنفيذ العيني مناسب للإنفاق ووفقا للموازنات التقديرية .

8. أن مشاكل التنفيذ وعقباته يتم تصويرها ونقلها الى الإدارة للتغلب عليها .

لذا يجري خلال المتابعة جمع بيانات عن الموقف التنفيذي لمشروع نظم المعلومات أثناء الانتقال من مرحلة إلى أخرى . وتختلف هذه البيانات حسب الغرض الذي يتم من أجله جمع هذه البيانات ، وكذلك حسب المستوى الإداري ف الهيكل التنظيمي الذي يحتاج إلى هذه البيانات . ثم يتم تحليل البيانات وإعداد تقارير المتابعة لعرضها على المستويات الإدارية المختلفة حتى تتمكن الإدارة من اتخاذ القرارات والقيام بالإجراءات التصحيحية . لذلك يجب أن تكون هذه التقارير دقيقة وممثلة للواقع ، وتعكس حقيقة الموقف التنفيذي للمشروع . كما يجب أن تشمل عناصر تقويم الأداء والمؤشرات الإحصائية . يوضح الشكل (20) عملية متابعة تنفيذ مشروع نظم المعلومات وما يتضمنه من مهام.



(ب) التقويم:

التقويم هو المحاولات المستمرة لمعرفة الآثار والنتائج المترتبة على تنفيذ كل مرحلة من مراحل تطوير مشروع نظم المعلومات أو حتى بعد الانتهاء منه وبدء تشغيله. وتتم عملية التقويم من خلال نقل صورة عما قد حدث بالفعل ونتائجه وأسبابه. وينقسم التقويم إلى نوعين رئيسين :

1- تقويم مراحل التنفيذ : وذلك بغرض معرفة ما اذا كان التنفيذ يتم وفق الخطة الموضوعة أم لا . وبذلك تتحقق المتابعة الفعالة في تحذير وتنبيه الإدارة بوجود مشكلات ، أو توقع مشكلات مستقبلية لمحاولة تدراكها واتخاذ الإجراءات التصحيحية للحفاظ على تقدم المشروع دون توقف . وعادة يتم تحليل أسباب حدوث مثل هذه المشكلات أثناء التنفيذ مثل : المشكلات الإدارية أو الفنية أو المالية أو البشرية أو الإجرائية … الخ، والخلوص بالدروس المستفادة لمنع حدوث مثل هذه المشكلات مستقبلا .



2- تقويم المشروع ككل : وذلك بغرض معرفة ما إذا كان المشروع بعد تشغيله قد حقق الأهداف المرجوة منه أم لا . وكذلك البحث عن الآثار غير المتوقعة التي قد تنتج عن تشغيل نظم المعلومات والتي لم تكن واضحة أثناء التخطيط. وعموما حتى يتحقق التقويم السليم لمشروع نظم المعلومات بوضوح وبصورة تمكن من قياس مدى تحققها.



الدرس السابق
14. تشغيل وصيانة وإدارة النظام

الدرس التالي
16. تطوير وبناء نظم المعلومات باستخدام Case Tools

حيث تم نقل هذا الدرس للفائدة ... من منتديات الفريق العربي للبرمجه للأخت زهره العبدالله

الشكل 20 غير متواجد ، إذا كان بالإمكان إضافته أحتاجه لإتمام البحث و شكرا مسبقا