السلام عليكم ورحمة الله وبركاتة

كنت ارجو ممن له الخبرة بأنظمة الإتصالات الإدارية المساعدة فى هذا الموضوع

حيث اننى كنت اريد معرفة حدود النظام

وهل هو يشبة نظام البريد حيث انه يكون لكل موظف او ادارة بريد صادر ووارد مع الاحتفاظ بنسخ من المرفقات الصادرة او الواردة



مع خالص الشكر مقدما

ايه المطلوب بالضبط ؟؟؟ يعنى لو السؤال فيه بعض التفاصيل اعتقد ان الأعضاء هيتجاوبوا معاك

كل اللى محتاجة الخطوط العريضة اللزمة لتحليل الموضوع دة
وفكرة عامة عنه
لان الاتصالات الإدارية عبارة عن صادر وواد للمنشاة خارجى وكمان صادارات ووادات داخليه زى التعاميم والنشرات الدورية و غيرها اللى بيتم توزيعها من إدارة لآخرى
فانا عايز اعرف اكتر ايه تفاصيل الموضوع اكتر شوبة بمعنى
هل هو مجرد تسجيل وبس ولا بيتم عليه حركات وان لكل ادارة صنوق صادر ووارد
ولو هو نظام صندوق صادر ووارد يبقى زيه زيى الميل بالظبط بيكون ايه الفرق
بالعكس دة الميل بيكون فيه مرفقات وارفاق مستندات مع الميل
دة الفكرة اللى عندى بس عايزة توضيح اكتر تفاصيل شويتين

بس واكون شاكر

من المهام الرئيسة لنظام الاتصالات الادارية

- تسجيل ومتابعة المعاملات الوارده ( وارد داخلى - وارد خارجي )
- احالة المعاملات الى الادارات والاقسام الاخرى
- احالة المعاملات الى الموظفين
- تسجيل ومتابعة المعاملات الصادرة ( صادر داخلى - صادر خارجى )
- تسديد المعاملات الواردة باعداد معاملات صادرة .
- توزيع صور المعاملات على الادارات المختصة .

- ارشفة المعاملات باستخدام الماسح الضوئي .

- متابعة المعاملات لاتخاذ الاجراءات المختلفة عليها حتى يتم اجراء الحفظ .

- الاستعلامات بالطرق المختلفة والمتنوعه عن المعاملات الواردة أو الصادرة ( بالموضوع - برقم القيد - تاريخه - الجهات أو الادارات - التسديد للمعاملة ..... ) .

- استخدام الباركود فى التعامل مع المعاملات .

لعل هذا يفيدك فى موضوعك ..

الأخ امجد
شكرا جزيلاا على الرد وفعلا معلومات مفيدة جدا
بس انا عندى مجموعة اسئلة لو تكرمت
السؤال الأول : معنى الكلام دة ان النظام مش هايكون خاص بإدارة الاتصالات الإدارية فقط وإانما بيتم تركيبه ايضا فى الادارات الأخرى بالمنشأة بحيث يمكن ان يكون لكل إدارة صندوق للمعاملات الصادرة والواردة ..... صح ام خطأ الفكرة .؟
السؤال الثانى : هلا يتم التعامل فى الصادر الوارد الداخلى بحيث يمكن ان يكون الصادر والوارد لشخص محدد او لأداره بالكامل
لآنى اعتقد انه لو كان خاص يتداول المعاملات للأشخاص كمان يبقى لو ميل سيستم هايكون اجدى نفعا ..... صح ام خطأ ؟



اه صحيح نسيت اقولك شكرا على الرد يا استاذ عصام(يا ابو احمد)

تم تعديل 7 نوفمبر 200718 سنة بواسطة atoon

الأخ / atoon
السلام عليكم ورحمة الله

نظام الاتصالات الادارية يشمل العديد من المفاهيم طبقا ونشاط كل مؤسسة أو شركة أو جهة حكومية .. مثال على وزارة حكومية :
- يوجد ادارة للتعامل مع الجهات الخارجية اى انها تستقبل المعاملات الواردة من خارج الوزارة مثلا ..
ثم تقوم بارسال وتوزيع المعاملات على الادارات المختصة
- كل ادارة يكون لها قسم للاتصالات الادارية يستقبل المعاملات الواردة من ادارة الوارد العام (وارد خارجي ) أو من أي ادارة اخرى داخل الوزارة ( وارد داخلي )
- يتم عمل احالة للمعاملة الواردة الى الموظف المختص داخل قسم معين بالادارة ...
- يجب ان يتم تسديد المعاملة المستلمة بمعرفة الموظف ( حفظ - او اتخاذ اجراء معين - رد - ... )

نفس الاجراءات تتم بفكرة الصادر
يوجد صادر داخلى على مستوى كل ادارة ...
يوجد صادر خارجي على مستوى الوزارة للتعامل مع الجهات الخارجية او المؤسسات أو ...

يوجد ربط بين الصادر والوارد ... ( مثل الرد على المعاملة الواردة رقم .... بتاريخ .... باجراء تصدير خطاب الرد برقم صادر .. وتاريخ ... )

- يوجد توزيع لصور المعاملات ..

فيما يخص سؤالك الثانى عن فكرة الميل سيستم ... غالبا ما تكون خاصة باصدار التعاميم أو القرارات الموجهه للموظفين (Workflow)
أو الموافقه على قرار اجازة لموظف بحيث يستعرض المدير يوميا طلبات الاجازات على الكمبيوتر الخاص به ... ويتخذ قرار بالموافقه على الاجازه أو لا ... ثم ترسل المعلومه آليا الى قسم شؤون الموظفين لاستكمال الاجراءات ... وهكذا ... يوجد استخدامات متنوعه لفكرة البريد الداخلى ...

اليك مواصفات نظام الاتصالات الادارية لاحدى الشركات( انجاز) :
نظام الاتصالات الإدارية
• تعريف بالنظام:
يُعنَى نظام الاتصالات الإدارية (إنجاز) بتسجيل المعاملات الواردة من الجهات الخارجية (الوارد العام) بجميع أنواعه (العادي وَالبرقي, ...الخ) وَكذلك تسجيل المعاملات التي تشنؤها الجهات الداخلية (المنشأ الداخلي), وَمتابعة حركات الإحالة وَالاستعلام وَالتصدير لتلك المعاملات إلى أن يتم إنهاؤها سواءً بالحفظ أو كصادر عام. كما يتيح النظام مجموعة من الاستعلامات وَالتقارير وَالإحصائيات التي تساعد في تسريع وَتسهيل وَمتابعة إنجاز العمل على كافة المستويات.

• مميزات النظام التشغيلية:
• إمكانية إنشاء هيكل تنظيمي آلي للمنشأة مثلاً (الجهة و فروعها و إداراتها و أقسامها).
• إمكانية إنشاء رقم تسلسلي وحيد آلي يعتمد على (الهيكل تنظيمي/السنة الهجرية).
• يوفر النظام طباعة رقم المعاملة بشكل مقروء آلياً (Barcode).
• تعامل النظام مع أصل وَصور المعاملات.
• إمكانية تعامل النظام مع المعاملات ذات الطابع السري.
• إنشاء معاملات الوارد العام القادم من جهات خارجية.
• استلام الوارد العام القادم من الفروع إلى الوزارة و العكس.
• إمكانية تصنيف المعاملات تصنيفات عامة أو مفصلة.
• إمكانية تسجيل بيانات وافية عن الأشخاص أصحاب العلاقة بالمعاملة.
• إرسال رسائل جوَّال أو رسائل إلكترونية بوضع المعاملة إلى المراجعين تلقائيا.
• يحتوي النظام على جزئية خاصة بالجوال التفاعلي (Interactive SMS Engine) أو ما يسمى ب (Two way SMS) , حيث يمكن الجمهور و المستفيدين من النظام من الاستعلام عن أوضاع معاملاتهم و من خلال إرسال رسالة قصيرة إلى رقم خاص بالجهة و من ثم سيقوم النظام بالرد على الإستعلام أيضا برسالة قصيرة.
• إمكانية البحث ببيانات المراجعين و استعراض المعاملات الخاصة بهم .
• إمكانية نسخ بيانات المراجعين إلى معاملات أخرى دون تكرار إدخالها مرة أخرى.
• إمكانية إضافة مرفقات للمعاملة بطريقة تفصيلية توضح مرفقات كل إدارة أو موظف على حده.
• إمكانية إضافة إجراءات على المعاملة بطريقة تفصيلية توضح الإجراءات الخاصة بكل إدارة أو موظف على حده.
• إمكانية تصدير معاملات الصادر العام .
• إمكانية إنشاء معاملات الصادر الداخلي.
• إمكانية إحالة المعاملات إلى إدارات داخلية .
• إمكانية إحالة المعاملات إلى موظف داخل الإدارة.
• إمكانية دمج المعاملات.
• إمكانية فصل المعاملات.
• إمكانية ربط المعاملات ذات الصلة مع سهولة استعراض المعاملات ذات الصلة.
• إمكانية تسديد أكثر من معاملة بمعاملة واحدة.
• إمكانية إدخال إجابة واحدة لأكثر من معاملة صادرة.
• إمكانية إنهاء معاملة أو إعادة فتح معاملة منتهية.
• إمكانية تمييز معاملات الصادر الخارجي برموز التقسيم الخاصة بمركز الوثائق و المحفوظات الوطني.
• يوفر النظام خدمة تنبيه الموظفين آلياً بعدد الرسائل الواردة.
• تمييز المعاملات المتأخرة بالاستلام مع إمكانية التحكم بعامل حساب وقت التأخير في استلام المعاملات.
• تمييز المعاملات المتأخرة بالإنجاز مع إمكانية التحكم بعامل حساب وقت الإنجاز المتوقع وفقا لتصنيف كل معاملة.
• إمكانية رد المعاملة إلى مصدرها من دون استلامها.
• إمكانية استرجاع أي معاملة أو نسخ معاملات صدرت إلى جهات داخلية طالما لم يتم استلامها بعد.
• إمكانية البحث و عن المعاملات وحركاتها بمفاتيح بحث عدة.
• توفير شاشات مساعد فورية لجميع حركات النظام(Flash Movie).
• إمكانية الربط مع نظام الاستعلام الصوتي عن المعاملات (IVR).
• إمكانية التعامل مع التاريخ الهجري وفقاَ لتقويم أم القرى.
• التكامل مع نظام الأرشفة الإلكتروني(File-Net) لاستعراض صور المرفقات مع إمكانية عمل تكامل مع أي نظام أرشفة آخر.
• التكامل مع نظام سير العمل ( Ultimus Workflow) فيما يخص المعاملات النمطية مع إمكانية عمل تكامل مع أي نظام سير إجراءات آخر.
• إمكانية اختيار المستخدم ألوان واجهة النظام من مجموعة من القوالب الخاصة بذلك(Themes).
• إمكانية استخراج الإحصائيات المختلفة وَعرضها على شكل رسومات بيانية.

تقارير وَإحصائيات النظام :
تعتمد جميع التقارير وَالاستعلامات وَالإحصائيات على الهيكل التنظيمي الموجود، وَغالباً ما تحتوي التقارير وَالاستعلامات والإحصائيات على نموذج متغيرات خاص، حيث تتم طباعة البيانات بناءاً على المتغيرات التي يحددها المستخدم، وَفيما يلي سرد لنماذج التقارير وَالإحصائيات:
• استعلام عام عن المعاملة.
• استعلام عن مجموعة معاملات خلال فترة زمنية محددة.
• استعلام عن حركة معاملة.
• استعلام عن الوقت المستغرق في إنجاز المعاملات.
• استعلام عن تسديد المعاملات.
• كشف تسليم المعاملات.
• كشف تسليم معاملات الصادر الخارجي.
• كشف تسليم معاملات الصادر الداخلي.
• المعاملات الواردة من جهة معينة.
• المعاملات الصادرة إلى جهة معينة.
• أماكن تواجد المعاملات.
• مسار معاملة معينة.
• إحصائية عدد المعاملات الواردة وَالصادرة حسب الجهة.
• إصدار تذاكر المراجعة.
• كشف المعاملات غير المسددة.
• كشف المعاملات المسددة.
• بيان بالمعاملات المدخلة حسب مدخلي البيانات.
• بيان بإجمالي عدد المعاملات حسب مدخلي البيانات.
• إحصائية قياس أداء انجاز الموظفين خلال فترة.
• إحصائية بعدد المعاملات حسب الهيكل التنظيمي خلال فترة زمنية محددة.
• بيان بالمعاملات المحفوظة حسب الهيكل التنظيمي خلال فترة زمنية محددة.
• المعاملات الواردة وَالتي لم يتم استلامها خلال فترة زمنية محددة.
• المعاملات الواردة والتي لم يتم إحالتها خلال فترة زمنية محددة.
• إحصائية بعدد المعاملات الواردة وَالصادرة خلال فترة زمنية محددة حسب الهيكل التنظيمي.
• التحليل الإحصائي لجميع المعاملات والحركات.
• كشف بالمعاملات المتأخرة لدى (جهة أو قسم أو موظف).
• كشف بحركات المستخدمين على النظام خلال فترة زمنية.

الصلاحيات

يمكن لمشرف النظام تعريف صلاحيات المستخدمين حيث يحصل كل مستخدم على اسم مستخدم وَكلمة مرور خاصة به وَالتي بدورها تحدد دور هذا المستخدم وَصلاحياته لاستخدام النظام, ومن مميزات هذه الجزيئية أن كل عملية رئيسية في النظام معرَّفة مسبقاً بحيث تسمح فقط للمستخدمين أصحاب العلاقة بالقيام بالعملية.
كل مستخدم للنظام سيحصل على مجموعة صلاحيات تتوافق مع عمله في النظام, وهذه الصلاحيات تمنح من قبل مسؤول النظام الذي سيقوم بتعريف المستخدمين للنظام.
كما تتميز هذه الجزيئية بإمكانية تحديد المستخدم الذي قام بعملية معينة على النظام وَهذا التحديد عن طريق ملف العمليات الذي يكون تحت إشراف المسؤول عن النظام

اليك مثال أخر لجامعة الملك عبد العزيز

نظام الإتصالات الإدارية و الإدارة الإلكترونية(Paperless)
و يشمل التحول من تداول المعاملات الورقية يدويا إلى معاملات إلكترونية من خلال الحاسب الآلي وفقا لأنواع الوثائق التالية:
• وثائق ضوئية (Scanner)
• نموذج إلكتروني (eForm)
• ملفات حاسب آلي من أنواع (Word, Excel, PowerPoint) ............. الخ.
• البوابة الإلكترونية بالجامعة
• حفظ الوثائق مركزيا
• تقديم خدمات إلكترونية للطلاب و المنسوبين
• عن طريق الهاتف الثابت و الجوال
• أرشفة ملفات موظفي الجامعة و المستشفى الجامعي
• محاضر الأقسام والكليات و مجلس الجامعة
• تحديث البيانات الشخصية لشؤون الموظفين بواسطة الموظف نفسه و من خلال الشبكة
• برنامج الخطة الخمسية للجامعة
• طباعة الإفادة

الإدارة الإلكترونية للوثائق (Workflow):
و هي تصميم انسياب حركة العمل للوثائق بين قطاعات الجامعة المختلفة بشكل آلي سواء كانت بشكل تتابعي أو متوازي بما في ذلك مهام الموظفين و من ينوب عنهم و بإدراج التوقيع الإلكتروني، كُلٌّ حسب الصلاحيات الممنوحة له، و وفق القواعد الإدارية و اللوائح المعمول بها بالجامعة و ما ينتج عنه من تقليل كبير من عامل الخطأ البشري في إنجاز المعاملات. و المشاريع التي تسعى الجامعة لتطبيقها في هذا المجال هي كالتالي:
• حضور مؤتمر
• الإجازات
• المباشرات
• طلبات الشراء
• محاضر اجتماعات مجلس الجامعة/مجلس الكلية/ مجلس القسم

الأرشفة الإلكترونية (Archiving):
وهي تصميم الأسلوب الذي سوف يتبع في حفظ الأنواع المتعددة للوثائق و فهرستها و دراسة معدلات استرجاعها. والمشاريع التي تسعى الجامعة لتطبيقها في هذا المجال هي كالتالي:
أ- مشروع مركزية أرشفة المعاملات للإدارة العامة و الإدارة العليا و قطاعات الجامعة.
ب- أرشفة ملفات منسوبي الجامعة.

الخدمات الإلكترونية
وهي خدمات تقدم لمنسوبي الجامعة من خلال برنامج ODUS على الانترنت و هي كالتالي:
• طباعة الإفادة.
• الاستعلام عن العهد.
• الإستعلام عن الرواتب التي سبق صرفها.
• الإستعلام عن أرصدة الإجازات للموظفين.
• الإستعلام عن القرارات الصادرة للموظف.
• تحديث و تعديل بيانات الموظف.

الإتصالات الإدارية:
وهو نظام يعني بتنظيم المعاملات الصادرة و الواردة (داخلي و خارجي و سري) بين قطاعات الجامعة المختلفة (بنين و بنات) إضافة إلى القرارات الإدارية و البريد، كما يعني بتنظيم المعاملات بين الجامعة و الجهات الخارجية و يتميز بما يلي:
• يستخدم النظام رقم وحيد للمعاملة على مستوى الجامعة بحيث تبدأ المعاملة و تنتهي بنفس الرقم.
• السهولة في تتبع خط سير المعاملة و ما تم بها.
• تقليص الكم الهائل من أرقام الصادر و الوارد على المعاملة الواحدة.
• التسديد التلقائي للمعاملات
• وفرة الإستعلامات و الإحصاءات و التقارير بالنظام.
 

الأخ أمجد

السلام عليكم ورحمة الله وبركاتة

بصراحة مش عارف اشكرك ازاى على المعلومات القيمة دى وعلى المجهود الرائع وكمان سرعة الأستجابة شكرا مره ثانية وجعلة الله فى ميزان حسناتك وجزيت به خيرا وان شاء الله

بعد اكمال تحليل النظام وعمل تصميم قاعدة البيانات برفعها للمنتدى على نفس الموضوع حتى تعم الفائدة للجميع

السلا م عليكم

شباب تكوفن ياريت تكملون الجميل

حنا مشروعنا نظام اتصالات إدارية وارشفة ونبغى منكم المساعدة في عمل المخططات

تسوون لنا مخططات الإسكيما والنت اسكيما ( لنفس النظام الاتصالات الإدارية والأرشفة ) ووضع العلاقات

في اسرع وقت ممكن وياريت بهاليومين

والله انا اشكر الجميع على المشاركات الطيبة والمعلومات القيمة التي تم اضافتها

شكراً على جميع ردودكم المفيدة والقيمة ولكن يا ليت يتم انزال المخططات الاسكيما والنت اسكيما ..

حياكم الله ا ياشباب تشكرون على الردود الجميلة

ونسأل الله ان ينصر المسلمين المجاهدين في كل مكان امين

ارجوا منكم برنامج للارشفة الالكترونية (Archiving):

وتشكرون

شكراً على جميع ردودكم المفيدة والقيمة ولكن يا ليت يتم انزال المخططات الاسكيما والنت اسكيما ..

السلام عليكم
موضوع جميل ورائع

السلام عليكم ورحمة الله وبركاتة

كنت ارجو ممن له الخبرة بأنظمة الإتصالات الإدارية المساعدة فى هذا الموضوع

حيث اننى كنت اريد معرفة حدود النظام

وهل هو يشبة نظام البريد حيث انه يكون لكل موظف او ادارة بريد صادر ووارد مع الاحتفاظ بنسخ من المرفقات الصادرة او الواردة



مع خالص الشكر مقدما

مرحبا

انا عملت نظام كامل بهذا الموضوع
البريد الصادر والوارد مع حفظ النسخ
مراقبة البريد مع المتابعة
مع ارسال فوري للرسائل ميل الماسنجر
وتقيم اداؤ العمل مع الوثيقة
ونظام امني لمعرفة اذا تم اللعب بالوثيقة
مع تنبية ساحب الوضوع اذا قرات او حولت الر شخص احر
النظام يعمل عليه اكثر من 122 موظف

السلام عليكم ورحمة الله وبركاتة

كنت ارجو ممن له الخبرة بأنظمة الإتصالات الإدارية المساعدة فى هذا الموضوع

حيث اننى كنت اريد معرفة حدود النظام

وهل هو يشبة نظام البريد حيث انه يكون لكل موظف او ادارة بريد صادر ووارد مع الاحتفاظ بنسخ من المرفقات الصادرة او الواردة



مع خالص الشكر مقدما

مرحبا

انا عملت نظام كامل بهذا الموضوع
البريد الصادر والوارد مع حفظ النسخ
مراقبة البريد مع المتابعة
مع ارسال فوري للرسائل ميل الماسنجر
وتقيم اداء العمل مع الوثيقة
ونظام امني لمعرفة اذا تم اللعب بالوثيقة
مع تنبية صاحب الوضوع اذا قرات او حولت الر شخص احر
النظام يعمل عليه اكثر من 122 موظف

السلام عليكم الأخ جمال,

ممكن تفيدني بالنظام الي عملته واذا بأمكانك تزودني بالprocess بكون شاكر الك كثير, لأن مطلوب مني أعمل نظام مراسلات وشايفة ان الفكرة قريبة لموضوعك

انتظر ردود الجميع

الأخ / atoon
السلام عليكم ورحمة الله

نظام الاتصالات الادارية يشمل العديد من المفاهيم طبقا ونشاط كل مؤسسة أو شركة أو جهة حكومية .. مثال على وزارة حكومية :
- يوجد ادارة للتعامل مع الجهات الخارجية اى انها تستقبل المعاملات الواردة من خارج الوزارة مثلا ..
ثم تقوم بارسال وتوزيع المعاملات على الادارات المختصة
- كل ادارة يكون لها قسم للاتصالات الادارية يستقبل المعاملات الواردة من ادارة الوارد العام (وارد خارجي ) أو من أي ادارة اخرى داخل الوزارة ( وارد داخلي )
- يتم عمل احالة للمعاملة الواردة الى الموظف المختص داخل قسم معين بالادارة ...
- يجب ان يتم تسديد المعاملة المستلمة بمعرفة الموظف ( حفظ - او اتخاذ اجراء معين - رد - ... )

نفس الاجراءات تتم بفكرة الصادر
يوجد صادر داخلى على مستوى كل ادارة ...
يوجد صادر خارجي على مستوى الوزارة للتعامل مع الجهات الخارجية او المؤسسات أو ...

يوجد ربط بين الصادر والوارد ... ( مثل الرد على المعاملة الواردة رقم .... بتاريخ .... باجراء تصدير خطاب الرد برقم صادر .. وتاريخ ... )

- يوجد توزيع لصور المعاملات ..

فيما يخص سؤالك الثانى عن فكرة الميل سيستم ... غالبا ما تكون خاصة باصدار التعاميم أو القرارات الموجهه للموظفين (Workflow)
أو الموافقه على قرار اجازة لموظف بحيث يستعرض المدير يوميا طلبات الاجازات على الكمبيوتر الخاص به ... ويتخذ قرار بالموافقه على الاجازه أو لا ... ثم ترسل المعلومه آليا الى قسم شؤون الموظفين لاستكمال الاجراءات ... وهكذا ... يوجد استخدامات متنوعه لفكرة البريد الداخلى ...

اليك مواصفات نظام الاتصالات الادارية لاحدى الشركات( انجاز) :
نظام الاتصالات الإدارية
• تعريف بالنظام:
يُعنَى نظام الاتصالات الإدارية (إنجاز) بتسجيل المعاملات الواردة من الجهات الخارجية (الوارد العام) بجميع أنواعه (العادي وَالبرقي, ...الخ) وَكذلك تسجيل المعاملات التي تشنؤها الجهات الداخلية (المنشأ الداخلي), وَمتابعة حركات الإحالة وَالاستعلام وَالتصدير لتلك المعاملات إلى أن يتم إنهاؤها سواءً بالحفظ أو كصادر عام. كما يتيح النظام مجموعة من الاستعلامات وَالتقارير وَالإحصائيات التي تساعد في تسريع وَتسهيل وَمتابعة إنجاز العمل على كافة المستويات.

• مميزات النظام التشغيلية:
• إمكانية إنشاء هيكل تنظيمي آلي للمنشأة مثلاً (الجهة و فروعها و إداراتها و أقسامها).
• إمكانية إنشاء رقم تسلسلي وحيد آلي يعتمد على (الهيكل تنظيمي/السنة الهجرية).
• يوفر النظام طباعة رقم المعاملة بشكل مقروء آلياً (Barcode).
• تعامل النظام مع أصل وَصور المعاملات.
• إمكانية تعامل النظام مع المعاملات ذات الطابع السري.
• إنشاء معاملات الوارد العام القادم من جهات خارجية.
• استلام الوارد العام القادم من الفروع إلى الوزارة و العكس.
• إمكانية تصنيف المعاملات تصنيفات عامة أو مفصلة.
• إمكانية تسجيل بيانات وافية عن الأشخاص أصحاب العلاقة بالمعاملة.
• إرسال رسائل جوَّال أو رسائل إلكترونية بوضع المعاملة إلى المراجعين تلقائيا.
• يحتوي النظام على جزئية خاصة بالجوال التفاعلي (Interactive SMS Engine) أو ما يسمى ب (Two way SMS) , حيث يمكن الجمهور و المستفيدين من النظام من الاستعلام عن أوضاع معاملاتهم و من خلال إرسال رسالة قصيرة إلى رقم خاص بالجهة و من ثم سيقوم النظام بالرد على الإستعلام أيضا برسالة قصيرة.
• إمكانية البحث ببيانات المراجعين و استعراض المعاملات الخاصة بهم .
• إمكانية نسخ بيانات المراجعين إلى معاملات أخرى دون تكرار إدخالها مرة أخرى.
• إمكانية إضافة مرفقات للمعاملة بطريقة تفصيلية توضح مرفقات كل إدارة أو موظف على حده.
• إمكانية إضافة إجراءات على المعاملة بطريقة تفصيلية توضح الإجراءات الخاصة بكل إدارة أو موظف على حده.
• إمكانية تصدير معاملات الصادر العام .
• إمكانية إنشاء معاملات الصادر الداخلي.
• إمكانية إحالة المعاملات إلى إدارات داخلية .
• إمكانية إحالة المعاملات إلى موظف داخل الإدارة.
• إمكانية دمج المعاملات.
• إمكانية فصل المعاملات.
• إمكانية ربط المعاملات ذات الصلة مع سهولة استعراض المعاملات ذات الصلة.
• إمكانية تسديد أكثر من معاملة بمعاملة واحدة.
• إمكانية إدخال إجابة واحدة لأكثر من معاملة صادرة.
• إمكانية إنهاء معاملة أو إعادة فتح معاملة منتهية.
• إمكانية تمييز معاملات الصادر الخارجي برموز التقسيم الخاصة بمركز الوثائق و المحفوظات الوطني.
• يوفر النظام خدمة تنبيه الموظفين آلياً بعدد الرسائل الواردة.
• تمييز المعاملات المتأخرة بالاستلام مع إمكانية التحكم بعامل حساب وقت التأخير في استلام المعاملات.
• تمييز المعاملات المتأخرة بالإنجاز مع إمكانية التحكم بعامل حساب وقت الإنجاز المتوقع وفقا لتصنيف كل معاملة.
• إمكانية رد المعاملة إلى مصدرها من دون استلامها.
• إمكانية استرجاع أي معاملة أو نسخ معاملات صدرت إلى جهات داخلية طالما لم يتم استلامها بعد.
• إمكانية البحث و عن المعاملات وحركاتها بمفاتيح بحث عدة.
• توفير شاشات مساعد فورية لجميع حركات النظام(Flash Movie).
• إمكانية الربط مع نظام الاستعلام الصوتي عن المعاملات (IVR).
• إمكانية التعامل مع التاريخ الهجري وفقاَ لتقويم أم القرى.
• التكامل مع نظام الأرشفة الإلكتروني(File-Net) لاستعراض صور المرفقات مع إمكانية عمل تكامل مع أي نظام أرشفة آخر.
• التكامل مع نظام سير العمل ( Ultimus Workflow) فيما يخص المعاملات النمطية مع إمكانية عمل تكامل مع أي نظام سير إجراءات آخر.
• إمكانية اختيار المستخدم ألوان واجهة النظام من مجموعة من القوالب الخاصة بذلك(Themes).
• إمكانية استخراج الإحصائيات المختلفة وَعرضها على شكل رسومات بيانية.

تقارير وَإحصائيات النظام :
تعتمد جميع التقارير وَالاستعلامات وَالإحصائيات على الهيكل التنظيمي الموجود، وَغالباً ما تحتوي التقارير وَالاستعلامات والإحصائيات على نموذج متغيرات خاص، حيث تتم طباعة البيانات بناءاً على المتغيرات التي يحددها المستخدم، وَفيما يلي سرد لنماذج التقارير وَالإحصائيات:
• استعلام عام عن المعاملة.
• استعلام عن مجموعة معاملات خلال فترة زمنية محددة.
• استعلام عن حركة معاملة.
• استعلام عن الوقت المستغرق في إنجاز المعاملات.
• استعلام عن تسديد المعاملات.
• كشف تسليم المعاملات.
• كشف تسليم معاملات الصادر الخارجي.
• كشف تسليم معاملات الصادر الداخلي.
• المعاملات الواردة من جهة معينة.
• المعاملات الصادرة إلى جهة معينة.
• أماكن تواجد المعاملات.
• مسار معاملة معينة.
• إحصائية عدد المعاملات الواردة وَالصادرة حسب الجهة.
• إصدار تذاكر المراجعة.
• كشف المعاملات غير المسددة.
• كشف المعاملات المسددة.
• بيان بالمعاملات المدخلة حسب مدخلي البيانات.
• بيان بإجمالي عدد المعاملات حسب مدخلي البيانات.
• إحصائية قياس أداء انجاز الموظفين خلال فترة.
• إحصائية بعدد المعاملات حسب الهيكل التنظيمي خلال فترة زمنية محددة.
• بيان بالمعاملات المحفوظة حسب الهيكل التنظيمي خلال فترة زمنية محددة.
• المعاملات الواردة وَالتي لم يتم استلامها خلال فترة زمنية محددة.
• المعاملات الواردة والتي لم يتم إحالتها خلال فترة زمنية محددة.
• إحصائية بعدد المعاملات الواردة وَالصادرة خلال فترة زمنية محددة حسب الهيكل التنظيمي.
• التحليل الإحصائي لجميع المعاملات والحركات.
• كشف بالمعاملات المتأخرة لدى (جهة أو قسم أو موظف).
• كشف بحركات المستخدمين على النظام خلال فترة زمنية.

الصلاحيات

يمكن لمشرف النظام تعريف صلاحيات المستخدمين حيث يحصل كل مستخدم على اسم مستخدم وَكلمة مرور خاصة به وَالتي بدورها تحدد دور هذا المستخدم وَصلاحياته لاستخدام النظام, ومن مميزات هذه الجزيئية أن كل عملية رئيسية في النظام معرَّفة مسبقاً بحيث تسمح فقط للمستخدمين أصحاب العلاقة بالقيام بالعملية.
كل مستخدم للنظام سيحصل على مجموعة صلاحيات تتوافق مع عمله في النظام, وهذه الصلاحيات تمنح من قبل مسؤول النظام الذي سيقوم بتعريف المستخدمين للنظام.
كما تتميز هذه الجزيئية بإمكانية تحديد المستخدم الذي قام بعملية معينة على النظام وَهذا التحديد عن طريق ملف العمليات الذي يكون تحت إشراف المسؤول عن النظام

اليك مثال أخر لجامعة الملك عبد العزيز

نظام الإتصالات الإدارية و الإدارة الإلكترونية(Paperless)
و يشمل التحول من تداول المعاملات الورقية يدويا إلى معاملات إلكترونية من خلال الحاسب الآلي وفقا لأنواع الوثائق التالية:
• وثائق ضوئية (Scanner)
• نموذج إلكتروني (eForm)
• ملفات حاسب آلي من أنواع (Word, Excel, PowerPoint) ............. الخ.
• البوابة الإلكترونية بالجامعة
• حفظ الوثائق مركزيا
• تقديم خدمات إلكترونية للطلاب و المنسوبين
• عن طريق الهاتف الثابت و الجوال
• أرشفة ملفات موظفي الجامعة و المستشفى الجامعي
• محاضر الأقسام والكليات و مجلس الجامعة
• تحديث البيانات الشخصية لشؤون الموظفين بواسطة الموظف نفسه و من خلال الشبكة
• برنامج الخطة الخمسية للجامعة
• طباعة الإفادة

الإدارة الإلكترونية للوثائق (Workflow):
و هي تصميم انسياب حركة العمل للوثائق بين قطاعات الجامعة المختلفة بشكل آلي سواء كانت بشكل تتابعي أو متوازي بما في ذلك مهام الموظفين و من ينوب عنهم و بإدراج التوقيع الإلكتروني، كُلٌّ حسب الصلاحيات الممنوحة له، و وفق القواعد الإدارية و اللوائح المعمول بها بالجامعة و ما ينتج عنه من تقليل كبير من عامل الخطأ البشري في إنجاز المعاملات. و المشاريع التي تسعى الجامعة لتطبيقها في هذا المجال هي كالتالي:
• حضور مؤتمر
• الإجازات
• المباشرات
• طلبات الشراء
• محاضر اجتماعات مجلس الجامعة/مجلس الكلية/ مجلس القسم

الأرشفة الإلكترونية (Archiving):
وهي تصميم الأسلوب الذي سوف يتبع في حفظ الأنواع المتعددة للوثائق و فهرستها و دراسة معدلات استرجاعها. والمشاريع التي تسعى الجامعة لتطبيقها في هذا المجال هي كالتالي:
أ- مشروع مركزية أرشفة المعاملات للإدارة العامة و الإدارة العليا و قطاعات الجامعة.
ب- أرشفة ملفات منسوبي الجامعة.

الخدمات الإلكترونية
وهي خدمات تقدم لمنسوبي الجامعة من خلال برنامج ODUS على الانترنت و هي كالتالي:
• طباعة الإفادة.
• الاستعلام عن العهد.
• الإستعلام عن الرواتب التي سبق صرفها.
• الإستعلام عن أرصدة الإجازات للموظفين.
• الإستعلام عن القرارات الصادرة للموظف.
• تحديث و تعديل بيانات الموظف.

الإتصالات الإدارية:
وهو نظام يعني بتنظيم المعاملات الصادرة و الواردة (داخلي و خارجي و سري) بين قطاعات الجامعة المختلفة (بنين و بنات) إضافة إلى القرارات الإدارية و البريد، كما يعني بتنظيم المعاملات بين الجامعة و الجهات الخارجية و يتميز بما يلي:
• يستخدم النظام رقم وحيد للمعاملة على مستوى الجامعة بحيث تبدأ المعاملة و تنتهي بنفس الرقم.
• السهولة في تتبع خط سير المعاملة و ما تم بها.
• تقليص الكم الهائل من أرقام الصادر و الوارد على المعاملة الواحدة.
• التسديد التلقائي للمعاملات
• وفرة الإستعلامات و الإحصاءات و التقارير بالنظام.

و تم مؤخرا تطبيق إرسال التعاميم و القرارات الإدارية لمنسوبي الجامعة من خلال الإنترنت من "موقع الجامعة" (Paperless)

رابط موقع جامعة الملك عبدالعزيز .... من هنا

ارجوا ان تكون الافكار واضحه الآن ... واذا كان لديك أي سؤال ... أرجوك الا تتردد فى عرضه ... حتى يستفيد اعضاء المنتدى

اخيرا
تقبل ملف الPower Point الخاص بافكار تطبيق مفهوم الحكومة الالكترونية ... فى هذا الموضوع

من هنـــــــــــــــــــــــا .....

تقبل تحياتى

الرابط لا يعمل