8- تحليل النظام

[أسامة موسى]

8- تحليل النظام :

تعنى مرحلة تحليل نظام المعلومات بدراسة احتياجات المستخدمين من المعلومات بهدف وضع مواصفات للنظام بحيث يلبي هذه الاحتياجات . وينبغي أن يتولى عملية التحليل خبير متمرس في هذه العملية هو "محلل النظام" . وتتم خلال هذه المرحلة عمل مقابلات عديدة مع المستخدمين بهدف تحديد احتياجاتهم . كذلك يقوم محلل النظام بدراسة حجم المعلومات التي يتعامل معها الموظفون ، وطبيعة التقارير التي يحتاجونها في عملهم.



وبصفة عامة فإن تحليل النظام هو فصل النظام إلى عناصره الرئيسية ، ودراسة كل عنصر على حدة وعلاقته بالعناصر الأخرى . ويشمل ذلك تقويم كل المؤثرات الداخلية والخارجية والقيود التي لها تأثير على مراكز اتخاذ القرار الرئيسية في النظام الحالي .



إن أول خطوة في تحليل النظام هي تحديد الأسباب التي تدعو الى للقيام بتحليل النظام. ويمكن أن يتحقق ذلك من خلال المقابلات المبدئية مع الأشخاص المسؤولين أو العاملين بالنظام . وبصفة عامة فإن الأسباب الأساسية للقيام بتحليل النظام هي :



أ- حل المشكلات:

قد يكون النظام قاصرا عن أداء الوظائف المطلوبة كما ينبغي ، أو تعاني بعض الإدارات في التنظيم من مشكلات متعلقة بالجدولة أو الرقابة ، لهذا يطلب من محلل النظام تحديد هذه المشكلات ، ثم اقتراح حلول لها.



ب- احتياجات جديدة.

قد يكون السبب في القيام بعملية تحليل النظام هو وجود احتياجات جديدة ناتجة عن تغيير في بعض الإجراءات أو الممارسات أو القوانين الموجودة في التنظيم. وفي هذه الحالة يجب على محلل النظم تحديد التعديلات المطلوبة لمساعدة المنشأة في الالتزام بالاحتياجات الجديدة.



ج- تطبيق أفكار وتقنيات جديدة:

كذلك قد يكون السبب في القيام بتحليل النظام هو الرغبة في تطبيق أفكار جديدة أو تقنيات مستحدثة يمكن أن تساعد في تحقيق أهداف المنشأة.



د- تحسين عام للنظام :

أيضا قد يكون السبب في تحليل النظام هو الرغبة في إيجاد طرق أفضل لأداء العمل . وفي الكثير من الحالات يكون الهدف العام من تحسين النظام هو تخفيض التكاليف أو زيادة الخدمات المقدمة إلى المتعاملين مع المنشأة ورفع كفاءة الأداء العام



ويوضح الشكل (7) المراحل المختلفة المتبعة في تحليل نظم معلومات المنشأة والتي تتضمن المهام التالية:



1- تحديد احتياجات ومتطلبات النظام:

يتم في هذه المرحلة التعرف على الوظائف والأداء الفني المطلوب من النظام القيام به وذلك عن طريق الدراسات التالية:

تحليل مجال العمل

متطلبات المعلومات

تحليل البيانات المجمعة

دراسة قيود الأداء



2- تحديد نطاق تحليل النظام:

يتم في هذه المرحلة إيجاد تصور عن النظام الجديد الذي يجب أن يتبع . ويتم ذلك عن طريق تحليل عدة نقاط تفصيلية كما هي مبينة في الشكل رقم (8)




3- دراسة النظام الحالي وتحديد المشكلات:

تهدف هذه المرحلة الى إجراء دراسة شاملة للنظام الحالي مع تحديد المشكلات الخاصة بها وأسبابها . ويبين الشكل رقم (9) الخطوات التي تتبع في هذه المرحلة.



4- جمع الحقائق والمعلومات:

يتم في هذه المرحلة جمع الحقائق والمعلومات الخاصة بالنظام المراد تحليله ودارسته . وعادة يمكن جمع الحقائق والمعلومات من المصادر التالية:

أ – مصادر داخلية – ومن أهم هذه المصادر مايلي:

الأفراد العاملين في المنشأة.

المستندات التي تتعامل معها المنشأة

دراسة العلاقات بين الأفراد والإدارات والوظائف داخل المنشأة

ب- مصادر خارجية – ومن أهم هذه المصادر مايلي:

النظم الأخرى المشابهة للنظام المراد تحليله

الكتب والمجلات المهنية المتخصصة

العملاء والمنافسون

القوانين الحكومية واللوائح



5- تحليل تدفق المعلومات وسريانها

ويعتبر تحليل تدفق المعلومات وسريانها من أكثر الوسائل استخداما بواسطة محللي النظم لتحديد المعلومات المطلوبة ، ومن يطلبها ومن أين يحصل عليها والهدف من ذلك هو تحديد نوعية المعلومات التي يحتاجها أفراد النظام من الآخرين ، وكذلك المعلومات التي يطلبها الآخرون منهم



6- تحليل الأنشطة وعلاقتها بالمعلومات :

يتم في هذه المرحلة تحديد الأنشطة والعمليات المختلفة التي يقوم بها النظام مع تحديد للبيانات والمعلومات اللازمة وما تنتجه من معلومات تؤثر على عمليات وأنشطة أخرى داخل النظام . ويبين الشكل (10) ارتباط النشطة وعلاقتها بالمعلومات .




7- تحليل المدخلات والمخرجات :

يتم في هذه المرحلة تعيين وتحليل جميع مدخلات ومخرجات النظام حيث يجب على محلل النظم التعرف على كافة المخرجات الناتجة من النظام وتقويم متطلباتها . ويتضمن ذلك تحديد وظائف المعالجة التي يتم أداؤها لانتاج المخرجات المطلوبة . ويجب على ملل النظام التعرف على كافة المدخلات الخاصة بالنظام مع تقويم أوساط المدخلات واقتراح إمكانية تحديثها .



8-تحديد وتوصيف دقيق للنظام المقترح :

تهدف هذه المرحلة الى تحديد دقيق للنظام المقترح مع توصيف متطلباته .



ويوضح الشكل (11) تفصيلا بالتوصيف المطلوب للنظام المقترح .




وبصفة عامة يحتوي مستند تحليل النظام على التفاصيل الآتية :



1- مقدمة .



2- الإدارة المستفيدة :

الآلات والمكائن والمعدات الموجودة حاليا .

مساحة المكاتب .

الموظفون ، صلاحيتهم ومسؤولياتهم .



3- النظام موضوع التحليل :

الإجراءات المتبعة وطريقة معالجة المعلومات .

النماذج والمستندات ومصادرها .

الوظائف وخطوات المعالجة .

حركة المستندات .

الملفات والسجلات الرئيسية .

أمثلة عن النماذج والسجلات والتقارير المستخدمة .

توضيح بعض حقول النماذج والسجلات .

علاقة النظام بالأنظمة الأخرى .

حجم الأعمال (عدد العمليات والمستندات) .

فترة المعالجة الدورية .

تكرار الرجوع الى ملف /سجل .

مستوى الفعالية .

مواضع المشكلات ومجالات تحسين العمل .

مقترحات لتبسيط الإجراءات الإدارية .



4- النظام الآلي المقترح :

إعادة تشكيل أو إعادة ترتيب الوظائف .

الشاشات والتقارير .

طريقة حصر المعلومات .

عمليات معالجة المعلومات الفورية وتلك التي تتم بصورة دورية .

معايير الأداء .

أمان وسرية المعلومات .

اللغات التي سوف يجري استخدامها .

حفظ واسترجاع المعلومات .

قاعدة البيانات .



5- متطلبات الأجهزة والبرامج :

متطلبات الحفظ .

النهائيات الطرفية .

الطابعات .

متطلبات الاتصال (الشبكة).


الدرس السابق
7. دراسة الجدوى


الدرس التالي
9. التصميم العام للنظام وتقويمه

حيث تم نقل هذا الدرس للفائدة ... من منتديات الفريق العربي للبرمجه للأخت زهره العبدالله

[ahmed _m]

جزاك الله خير على موضوع الجميل .
تمنياتي لك

[خشمان خالد]

مشكور يا طيب بس بدي اعرف الفرق بين المبرمج والمحلل